De werkwijze van Bay Travel
Ontdek de werkwijze van Bay Travel: persoonlijk advies en maatwerk voor jouw perfecte reis naar de Caribische eilanden. Van advies tot uitvoering, wij regelen alles voor een zorgeloze vakantie.
- 20+ jaar reiservaring in de Caribbean – elk eiland zelf bezocht en zorgvuldig geselecteerd
- Alléén Caribbean, 100% specialist – uniek in de Benelux
- Ook ’s avonds en op zaterdag bereikbaar voor persoonlijk advies
Zo neemt Bay Travel jou in 4 stappen mee op reis
De organisatie van jouw droomreis uit handen geven kan best spannend zijn. Ongetwijfeld heb je reeds een beeld in je hoofd geschetst hoe jouw ideale vakantie er uit ziet. Hoe fijn is het dat er een reisorganisatie is die precies begrijpt wat jij bedoelt? Maak kennis met de werkwijze van Bay Travel.
Dromen & inspiratie opdoen
Elke vakantie begint met een droom. Een reclame op tv; een artikel in een tijdschrift, foto’s die voorbij komen op Instagram of misschien heb je al een hele Pinterest pagina gemaakt van je favoriete droombestemming. Ongeacht hoe het idee bij je opkwam, je begint er nu over te praten met je vrienden en familie, waarbij je terloops het idee oppert om volgend jaar die reis echt te gaan maken. Het zaadje is geplant… en het zal niet lang duren voordat die palmboom gaat groeien.
Bay Travel droomt graag met je mee en helpt je graag met inspiratie opdoen. Daarom tref je op deze website een aantal van onze mooiste voorbeeldreizen met daarin onze favoriete bestemmingen. In die voorbeeldreizen geeft Bay Travel de voorkeur aan accommodaties die vaak uniek, niet alledaags, authentiek en kleinschalig zijn. Daarnaast staan de accommodaties bekend om hun persoonlijke benadering. Met vrijwel alle accommodaties hebben we persoonlijk contact. Tijdens een van onze studiereizen hebben we er zelf gelogeerd of hebben we er een uitvoerige rondleiding gehad.
Eilandhoppen in de Caribbean is erg leuk en avontuurlijk. Bay Travel zorgt ervoor dat de routes tussen de eilanden logistiek naadloos op elkaar aansluiten. Wij geloven heel erg dat je geen dichtgetimmerd reisschema wilt, maar de vrijheid om zelf te bepalen hoe je invulling geeft aan je reis. Er wordt daarom volop rekening gehouden dat je meer dan voldoende tijd hebt voor ontspanning en bezinning. Dat is tenslotte waar een vakantie om draait. We zorgen voor de juiste balans tussen de reisduur van het verblijf ter plaatse en de reistijd die nodig is om er te komen.
De op deze website getoonde voorbeeldreizen en accommodaties dienen ter inspiratie en zijn dan ook geen vaststaande programma’s. De mogelijkheden bij Bay Travel zijn bijna eindeloos.We zeggen niet voor niets: iedere klant is uniek, zo ook jouw reis. Het kan daarom zomaar voorkomen dat jij de accommodatie van jouw dromen niet kunt vinden op deze website. Goed om te weten dat het aanbod zich niet beperkt tot wat er op de website gepubliceerd is. Bay Travel denkt graag met je mee en inventariseert samen met jou de mogelijkheden.
Reis plannen & persoonlijk contact
Je hebt een favoriete (voorbeeld)reis gevonden! We hebben een match! Je wilt ons aan het werk zetten en jouw favoriete reis uitgewerkt zien in een persoonlijk reisplan. Dan is het nu tijd om contact op te nemen met Bay Travel. Dit kan op meerdere manieren, kies gerust de wijze die het best bij jou past en waar jij je goed bij voelt.
Denk aan contact via e-mail, telefonisch of via ons overzichtelijke offerteformulier waarin je al jouw wensen en voorkeuren kunt doorgeven.
Ook is het mogelijk om een afspraak op locatie te maken, je bent van harte welkom bij ons op kantoor.
Tijdens de kennismaking wordt het logistieke plaatje van de droomreis in kaart gebracht. Wanneer gaat de reis plaatsvinden? Hoe lang is de reisduur? Hoe kom je er? En zal de ervaring matchen aan de verwachting of zal deze worden overtroffen? Laat het maar aan Bay Travel over.
En weet je wat nu het fijne is van een reisaanvraag bij Bay Travel? Van begin tot eind word je geassisteerd door een vast contactpersoon. Hij is op de hoogte van jouw specifieke wensen en voorkeuren. Deze reisspecialist zal jou blijven begeleiden vanaf het het eerste reisvoorstel van jouw droomreis, tot aan het delen van je reisverhalen na terugkomst en alles wat daar tussenin gebeurt. Zo houden we de lijntjes kort.
Persoonlijk reisplan op maat & boeken
In deze fase gaan we aan de slag met jouw persoonlijk reisplan. Hoe tof, want de reis komt steeds dichterbij! Vergelijk dit proces met het ontwerp van je nieuwe keuken, je badkamer, je tuin of het organiseren van je bruiloft.
Mattijs en Niek van Bay Travel willen dat het samenstellen van jouw reis aanvoelt als een geluksmomentje, iets waar je blij van wordt en waar je helemaal naartoe leeft. Bij het samenstellen van jouw reis wordt o.a. gekeken naar:
- Gewenste reisdata
Bij Bay Travel is het genoemde aantal nachten altijd het aantal nachten ter plaatse! - Persoonsgebonden interesses
Bijvoorbeeld natuur, culinair, historie, kunst & cultuur, architectuur, wellness - Type accommodatie
Kleinschalig en authentiek, eco, design, uniek of luxueus - Manier van vervoer
Bijvoorbeeld vlucht, huurauto of privé-vervoer met chauffeur ter plaatse - Gewenste totale reisduur
- En niet geheel onbelangrijk, het uit te geven reisbudget
Nadat Mattijs en Niek van Bay Travel al jouw wensen en voorkeuren in kaart hebben gebracht, gaan ze aan de slag met het eerste reisvoorstel. Het logistieke plaatje wordt uitgezocht, we selecteren een of meerdere Caraïbische eilanden en accommodaties van onze menukaart en we vullen dit aan met persoonlijke tips en belevingen. Zie dit proces als het verzamelen van ingrediënten om die daarna te shaken met als resultaat een overheerlijke, verfrissende cocktail. Waar de een graag een zeiltocht maakt en zich als een vis in het water voelt bij de Grenadines, blijft de ander liever aan land en kijkt op Nevis de aap uit de boom. Kortom, voor ieder wat wils.
Wil je nog wat aanpassingen in je reis na het eerste reisvoorstel? Doen we gewoon, we gaan net zo lang door tot het moment daar is dat we je ultieme droomreis hebben ontworpen.
Het vastleggen en boeken van jouw reis
‘Ja, ik wil op reis met Bay Travel!’ Wat goed, je hebt ja gezegd! Je hebt Bay Travel het vertrouwen gegeven om jouw droomreis tot in de puntjes te laten verzorgen. Bay Travel streeft ernaar om de boeking zo soepel en naadloos mogelijk te maken voor jou. Dat betekent geen onnodig gedoe en obstakels, maar bovenal heldere communicatie.
Na ontvangst van bovenstaande informatie gaan we de reis vastleggen. Je ontvangt daarvoor van Bay Travel een boekingsbevestiging per e-mail. De beschikbaarheid van accommodaties is vaak al gecontroleerd tijdens het samenstellen van de reis. Toch kan het gebeuren dat een voorgestelde accommodatie het gewenste kamertype niet langer beschikbaar heeft of dat de accommodatie onverhoopt is volgeboekt. Dat is natuurlijk niet jouw probleem, maar het onze. En dat lossen we gewoon op, zo simpel is dat. Zo kunnen we de reisdata in overleg iets aanpassen en als dat geen mogelijkheid is, dan komen we met een gelijkwaardig alternatieve accommodatie.
Op het moment dat alle onderdelen van de reis zijn bevestigd, ontvang je van ons de definitieve factuur.
Wat vragen we aan jou tijdens het boekingsproces?
- Kopie paspoort of de eerste voornaam, achternaam, geslacht en geboortedatum van de reiziger(s)
- Je voorkeur voor een stoelreservering in het vliegtuig
- Eventuele dieetwensen of allergieën indien er maaltijden bijgeboekt zijn
- Bedvoorkeur (kingsize of twin) indien beschikbaar bij accommodatie
- Of je een reis- en annuleringsverzekering wilt afsluiten
- En misschien vragen we ook nog naar je schoenmaat 🙂
Vertrouwd boeken en reizen zonder zorgen
Niets is fijner dan een onbezorgde vakantie. En dan bedoelen we niet alleen luieren in een wiegende hangmat tussen twee palmbomen, waarbij je een cocktail opslurpt, terwijl een warme bries je haren laat wapperen en je even je zonnebril op moet zetten om die mooie turquoise kleuren van het zeewater en dat parelwitte zandstrand in je op te laten nemen… Wacht, we dwalen af. Was je ook al even in gedachten in de Caribbean? Natuurlijk is een onbezorgde vakantie niet enkel genieten in een hangmat (maar wel het voornaamste 😊).
Wij vinden het heel belangrijk dat jij als klant in goede handen bent. Daarom is Bay Travel aangesloten bij VvKR (Vereniging van Kleinschalige Reis-organisaties), VZR Garant (Garantiefonds) en het Calamiteitenfonds.
Naast deze drie belangrijke kwaliteitskeurmerken, geniet je bij Bay Travel van diverse voordelen als je een pakketreis hebt geboekt. Want wie denk je wie jou terughaalt als er zich een calamiteit voordoet op je vakantie-bestemming? En wie zorgt er voor dat je geen financieel risico loopt wanneer de reis door onvoorziene omstandigheden op de vakantie-bestemming onverhoopt niet door kan gaan? Bay Travel! Wij staan altijd voor jou klaar voor hulp en bijstand onderweg en passen de reis aan, indien de situatie ter plaatse daar onverhoopt om vraagt. Dat is nog eens vertrouwd boeken en reizen zonder zorgen!
Klaar voor vertrek? Genieten maar!
Vlak voor vertrek nemen we alle geboekte onderdelen nog even met je door. Better safe than sorry! De reserveringen worden gecontroleerd, mogelijke wijzigingen in het vluchtschema worden verwerkt en we zorgen ervoor dat we op de hoogte zijn van de laatste stand van zaken ter plaatse.
Bay Travel houdt van (palm)bomen en probeert daarom zoveel als mogelijk de reisbescheiden digitaal te verstrekken. Ben je toch dol op papier en kun je niet zonder? Laat het ons even weten en we zorgen ervoor dat je de reisbescheiden per post ontvangt. In de reisbescheiden tref je de e-tickets, het uitgeschreven definitieve reisplan en natuurlijk de contactgegevens van Bay Travel en die van onze partners ter plaatse.
Het moment is eindelijk daar om te kunnen gaan genieten van de reis die Bay Travel voor jou tot in de puntjes heeft geregeld en verzorgd. Vanaf nu geniet je van alles wat er te gebeuren staat, laat het allemaal maar op je af komen. Je hebt vakantie!
Laat alles los, maar houd zo nu en dan wel even de belangrijkste zaken van je reisschema aan. We willen tenslotte niet dat je het vliegtuig mist. Geniet van alle bezienswaardigheden onderweg, verzamel zoveel als mogelijk mooie herinneringen en unieke ervaringen, zodat je straks uitgerust en met een glimlach op je gezicht weer thuis komt.
Vertegenwoordiging ter plaatse
Het leven zit vol verrassingen. Je hoopt het niet, maar tijdens je reis kan er altijd onverhoopt iets gebeuren waarbij je onze assistentie wel kunt gebruiken. En dan hebben we het natuurlijk niet over het weghalen van een overmaatse spin op de hotelkamer of als er iets meer zeewier dan gebruikelijk op het strand ligt.
Voor urgente zaken beschikt beschikt Bay Travel gelukkig over uitstekende vertegenwoordiging ter plaatse, zonder dat je je druk hoeft te maken over een eventueel tijdsverschil. Zij zijn jouw eerste aanspreekpunt en nemen jouw eerste zorgen uit handen. Op de Caribische eilanden Aruba, Curaçao, Sint Maarten, Bonaire, Sint Eustatius en Saba kun je er zelfs in je eigen taal terecht, op de overige bestemmingen spreken ze uitstekend Engels.
Kom je er toch niet helemaal uit met onze vertegenwoordiging ter plaatse, dan kun je ons natuurlijk altijd bereiken tijdens kantooruren (let op het tijdsverschil!), per e-mail of met het noodnummer. Het noodnummer is 24 uur per dag, 7 dagen in de week bereikbaar uitsluitend voor noodgevallen die niet kunnen wachten tot de volgende (werk)dag.
De 5 zekerheden van Bay Travel
Kwaliteit
Bay Travel is aangesloten bij de Vereniging van Kleinschalige Reisorganisaties (VvKR, lidnummer: 21061). De VvKR hanteert strenge normen voor het lidmaatschap. Zo ziet de VvKR er op toe dat betrouwbaarheid van de reisorganisatie in orde is, zo bevorderen zij daarmee de kwaliteit van de aangeboden reizen. Zij stellen ook als verplichting dat de reisorganisatie zich aansluit bij een garantiefonds.
Financiële garantie
Om te voldoen aan de wettelijk verplichte garantiestelling maakt Bay Travel gebruik van de garantieregeling VZR Garant (VZR Garant nummer 134731).
Je kunt dit controleren via de deelnemerspagina van de website van VZR Garant. Binnen de grenzen van de Garantieregeling (te vinden op de website
van VZR Garant) is de garantie van VZR Garant van toepassing.
Calamiteit op reis
Bay Travel (KvK nr. 93699050) is tevens aangesloten bij de Stichting Calamiteitenfonds Reizen. De garantie van het Calamiteitenfonds houdt in dat je als reiziger die deelneemt aan een reis waarop de garantie van toepassing is:
- (een deel van) jouw reissom terugkrijgt indien wij de reis als gevolg van een calamiteit niet of niet volledig kunnen uitvoeren
- de noodzakelijke meerkosten vergoed krijgt indien wij als gevolg van een calamiteit de reis moeten aanpassen of indien wij jou vervroegd moeten repatriëren.
Onder calamiteit wordt verstaan een door molest of natuurramp veroorzaakte abnormale gebeurtenis.
Lokale assistentie
Jouw vakantie is zorgvuldig tot in de puntjes door ons geregeld. Toch kan het wel eens voorkomen dat je op reis onze assistentie nodig hebt.
Voor urgente zaken beschikt Bay Travel over uitstekende vertegenwoordiging ter plaatse, zonder dat je je druk hoeft te maken over een eventueel tijdsverschil.
De contactgegevens van de vertegenwoordiging ter plaatse wordt verstrekt in de reisbescheiden, die je enkele weken voor vertrek van ons ontvangt.
Verzekerd op reis
Om de risico’s voor jou als klant tot een minimum te beperken, adviseert Bay Travel jou om altijd goed verzekerd op reis te gaan. Een ongeluk zit immers in een klein hoekje.
Voor alle reizen via Bay Travel is een reisverzekering met wereldwijde dekking verplicht. Deze verzekering moet in elk geval dekking bieden voor medische kosten, repatriëring en hulpverlening bij ongevallen of calamiteiten.
Een annuleringsverzekering is niet verplicht, maar we raden het sterk aan. We kunnen je in contact brengen met onze vaste verzekeringsadviseur, zij helpen je graag met een vrijblijvende premieberekening.
De ervaringen van onze klanten
- Boutique & Chique, Hop & Discover, Natuur & Eco, Romantiek & Chique
- 18 nachten (20 dagen)
- Bay & Beach, Boutique & Chique, Hop & Discover, Romantiek & Chique
- 12 nachten (14 dagen)
- Hop & Discover, Natuur & Eco
- 14 nachten (16 dagen)
- Hop & Discover, Natuur & Eco
- 21 nachten (23 dagen)
- Hop & Discover
- 28 nachten (30 dagen)
- Natuur & Eco
- 7 nachten (9 dagen)
Ontvang een vrijblijvend en persoonlijk reisvoorstel op maat voor jouw luxe vakantie in de Caribbean
"*" geeft vereiste velden aan
- Doordeweeks 10:00 – 20:00 uur en zaterdag 10:30 – 15:30 uur.
- +31 (0) 344 237 000
